Entenda todas as etapas do processo de admissão.
Introdução
Imagine que Vivian participou de todas as fases do processo pré-admissional de uma empresa. O primeiro contato com a vaga de emprego disponível foi por meio de um post no Linkedln. O objetivo do post era: atrair candidatos para aquela oportunidade de trabalho, o que chamamos de recrutamento.
O segundo passo foi se inscrever no processo de seleção, entre muitas inscrições foi selecionada para a próxima fase. Nessa fase ela realizou alguns testes e participou da dinâmica online. Por fim foi selecionada para a terceira fase, a tão esperada entrevista final, e teve boas notícias.
Vivian acaba de ser aprovada no processo seletivo da empresa que tanto sonhava. Mas não acaba por aí, o que virá em seguida é o que chamamos de processo admissional, uma etapa importantíssima no que desrespeito a experiência do colaborador e sua primeira impressão dentro da empresa.
É normal que muitos sentimentos surjam nesse momento, como a ansiedade de estar começando em um novo ambiente de trabalho. Por isso, essa atividade gera bastante expectativa, tanto para a empresa contratante que aguarda um bom profissional, quanto para o colaborador que espera ansiosamente ser integrado à equipe.
É necessário então que você fique atento às tarefas que devem ser realizadas a partir de agora para que tudo possa ocorrer da melhor forma possível. Nesse artigo você vai aprender a importância, e passo a passo como realizar um bom processo admissional.
O que é admissão?
Partindo do princípio, vamos deixar claro em que consiste o processo de admissão de novos funcionários.
Nada mais é do que a formalização do acordo feito verbalmente na fase de recrutamento e seleção, quando o candidato é aprovado.
Essa formalização é realizada por meio de documentos solicitados ao novo funcionário, que tem como objetivo a comprovação de informações.
E após isso, dar início a regulamentação da relação entre empresa e colaborador, e a integração desse funcionário na empresa.
Em todo esse processo é importante que ambas as partes estejam de acordo com as leis trabalhistas para evitar complicações legais.
Lembrando que os modelos de contratos podem variar, sendo assim, é importante ter em vista antes da seleção e de firmar o contrato de trabalho, qual atende melhor às necessidades da empresa.
Se quiser saber mais sobre os modelos de contrato, confira: Você sabe quais são os principais modelos de contrato de trabalho? Veja aqui 6 formas de contratos mais comuns em empresas.
Benefícios de realizar um bom processo admissional
Um processo de admissão bem definido e estruturado dentro da empresa é indispensável para atrair e reter talentos, dentro muitos outros benefícios. Lembrando que é importante ter em mente que o processo de admissão de novos colaboradores tem início ainda no recrutamento e seleção. Vamos lá!
Diminuir a rotatividade
Tudo começa no processo de recrutamento e seleção, por isso é bom ter em vista boas estratégias para a contratação de um novo colaborador. Começando pelo mapeamento de cargos e funções, relacionar quais habilidades e competências o empregador que vai ocupar essa vaga deve ter.
Logo após, a identificação com a cultura da empresa, o primeiro contato do colaborador com a cultura organizacional é no processo seletivo, por isso:
Seja no teste de fit cultural, para alinhar valores da empresa ao do candidato, seja traçando o perfil comportamental de cada um. Deve-se estar sempre aprimorando as estratégias de contratação. Vale ter claro também todas as etapas de um processo admissional, porque toda a estratégia vai se estender até o momento da admissão e ainda mais adiante.
Ter um bom processo de admissão ajuda a não gerar equívocos, assegurar os direitos de ambas as partes e por fim fazer com que o colaborador se mantenha até o fim do seu contrato de trabalho na empresa.
Reter talentos e melhorar o clima organizacional
A retenção de talentos está bastante relacionada à rotatividade dos colaboradores na empresa. Se um novo funcionário está insatisfeito não gera bons resultados, logo não agrega valor e muito menos atrai experiências positivas para ambas as partes.
Além disso, traz à empresa uma imagem negativa e gastos adicionais. Até porque, custa tempo e dinheiro contratar e treinar novos profissionais.
Já um colaborador satisfeito com sua posição na empresa e com o seu ambiente de trabalho é mais engajado nas atividades, produtivo e suficiente nas suas entregas. Isso tudo torna o clima organizacional mais leve e favorável a bons resultados.
Mas para isso acontecer aqui vai uma dica de ouro, quando estiver realizando um processo de seleção em sua empresa, atente-se a três detalhes:
Deixe claro no processo de admissão desse novo colaborador as exigências do cargo para que fique claro se aquele candidato pode ou não atender ao que será demandado.
Procure pessoas com conhecimento técnico e experiência, e somado a isso, admire também outros tipos de habilidades, como aquele que sabe trabalhar em equipe, que é comprometido e impacta positivamente as pessoas ao seu redor.
Com certeza essas habilidades farão diferença em sua equipe e ajudará a criar um bom clima organizacional. Agora vamos à prática: entenda como funciona todo o processo admissional.
Como funciona o processo de admissão?
Como já sabemos admitir um funcionário engloba todos os processos, desde a abertura da vaga até o processo de seleção.
A mais burocrática das partes vem em seguida: a efetivação da oportunidade de trabalho através do processo de contratação, ou seja, a admissão em si. Nesse processo, o RH terá contato direto com os candidatos para a comunicação.
Mas é o Departamento Pessoal que ficará responsável pela parte administrativa e burocrática da admissão desses colaboradores. Então, se você é o gestor de uma empresa, trabalha na área de recursos humanos, ou é do DP: O que você sabe sobre as ações que envolvem a admissão de um colaborador?
Com a LGPD: o que mudou no processo de admissão?
Na etapa da formalização da contratação que falaremos mais adiante, houve algumas mudanças devido a lei geral de proteção de dados que entrou em vigor em 2020.
Essa lei afeta todos os processos que incluem o compartilhamento de dados pessoais.
Para o setor de RH, por exemplo, que lida diariamente com documentos e informações de cadastro.
Será necessário se adequar a essa legislação, para evitar qualquer tipo de complicação na admissão de novos funcionários e no desligamento.
É necessário que os candidatos, isso conta também para o processo de recrutamento e seleção, estejam cientes e de acordo ao oferecerem seus dados pessoais.
E de que forma podemos comunicar aos colaboradores sobre o uso dos dados?
É recomendável que ao armazenar ou compartilhar qualquer tipo de dado pessoal, indicar ao candidato, em uma cláusula no contrato que você vai utilizar e compartilhar tais informações.
Para os funcionários antigos, é possível fazer um adicional contratual, indicando o uso dos dados.
E no caso do armazenamento no banco de dados, também é necessário comunicar o candidato.
Outro ponto a ser levantado é que a empresa esteja ciente de que após o vínculo empregatício com o funcionário.
Para prevenir qualquer problema legal ou vazamento de informações, a exclusão de todos os dados pessoais que não são obrigatoriamente armazenados após o encerramento do contrato.
Algumas documentações não necessitam do consentimento, como por exemplo, informações cedidas pelo ministério do trabalho, INSS, e-Social, entre outros, pois já são protegidos pela LGPD.
Etapas do processo de admissão
Vamos dividir todo o processo em 6 etapas:
1. Exame admissional
Realizar o exame médico admissional do colaborador é de extrema importância em alguns casos.
E deve ser a primeira coisa solicitada a esse colaborador dependendo do cargo que ele for ocupar.
Isso porque o exame admissional comprova que o futuro funcionário da empresa está apto fisicamente ou psicologicamente para exercer a função da qual foi designado.
2. Formalização da contratação
Nessa etapa a empresa deve comunicar ao novo colaborador sobre a escolha e dar início a parte burocrática.
Solicitando a ele os documentos que devem ser entregues e o prazo para a apresentação desses documentos.
E se necessário já o informá-lo sobre outras datas, como, a do exame admissional (importante fazer o exame antes de dar início a formalização da contratação), data de início, condições de contratação, etc.
É recomendado realizar um checklist da lista dos documentos para depois seguir com segurança para a outra etapa.
Os principais documentos para dar seguimento ao processo são:
Foto 3x4 (depende da ficha de registro da empresa)
CTPs (Carteira de trabalho e previdência social);
Foto ou cópia do CPF;
Foto ou cópia do RG;
Foto ou cópia do título de eleitor;
Comprovante de endereço (inclusive CEP).
Comprovante de escolaridade;
Foto ou cópia da certidão de nascimento;
Documento para a obtenção ou não do vale-transporte (enviado pela empresa e preenchido e assinado pelo colaborador);
Pedir ou não os documentos daqui pra baixo, vai variar de colaborador para colaborador, de cargo para cargo.
Foto ou cópia do certificado de reservista (para homens entre 18 e 45 anos);
Foto ou cópia do PIS - Cartão cidadão (caso o colaborador já tenha trabalhado como CLT)
Certidão de casamento;
CPF do cônjuge;
RG do cônjuge;
Atestado médico admissional (pago pelo empregador antes do colaborador começar as atividades na empresa).
CNH (carteira nacional de habilitação);
Declaração de dependentes;
Documentos para o recebimento do salário família, caso o colaborador tenha filhos menores de 14 anos ou filhos maiores de 14 anos com algum tipo de deficiência física ou mental que o torne incapaz.
Certidão de nascimento dos filhos;
Foto ou cópia da carteira de vacinação (filhos menores de 7 anos);
Comprovante escolar (filhos a partir de 7 anos);
Comprovante de PCD (pessoa com deficiência).
Não deixe nenhum documento para depois. Certifique-se se todos foram entregues, salvos e organizados.
Para isso elaboramos um checklist interativo de documentos para te auxiliar nessa etapa: Baixe aqui
3. Elaboração de documentos para firmar a relação de trabalho
Já com todos os documentos acima em mãos, é hora de dar início a regulamentação por parte da empresa.
O registro do funcionário deve ser feito na data que iniciou as atividades, e o prazo de realização dessa tarefa é de 48 horas. Por isso peça todos os documentos com antecedência.
Deve-se ser registrado na carteira de trabalho do funcionário todas as informações de admissão, como por exemplo:
A remuneração prevista, qual a jornada de trabalho (horário de entrada e saída), data da admissão, função, inclusão ou exclusão de dependentes, direitos e deveres.
Em relação aos direitos do colaborador, esses podem ter sido já negociados antes, e devem estar também em seu registro, como por exemplo, comissões, vale alimentação e outros tipos de benefícios.
O vale transporte é o principal benefício que deve ser oferecido ao colaborador. Caso o funcionário tenha que se locomover de uma cidade para outra, por exemplo.
É necessário ser feita uma declaração e os cálculos das passagens, para que se possa fazer o desconto na folha de pagamento.
O vínculo com o funcionário pode ser apenas registrado na carteira de trabalho. Mas é recomendável elaborar também um documento escrito em que conste todas as informações.
4. Assinatura dos documentos
Depois de ter preenchido e conferido as informações na ficha de registro e no contrato de trabalho.
E outros documentos se necessário, como declaração de vale transporte, termo de salário-família etc.
Os documentos devem ser encaminhados ao colaborador para que sejam devidamente assinados.
E lembre-se, no caso do contrato de trabalho e declaração do vale transporte é importante que você tenha uma cópia da contratação e seu funcionário também tenha a sua cópia.
5. Cadastro no E-social
O E-social, sistema público de escrituração digital, veio para facilitar o envio de informações trabalhistas de forma mais rápida e totalmente digital.
Incluíram em 2019, os cadastros de eventos periódicos, então, antes o que era feito a partir da comunicação diretamente com as instituições: ministério do trabalho, INSS, etc.
Hoje pode ser simplificado através do E-social. Mas como fazer isso?
Apenas preencha as informações e envie as documentações solicitadas na plataforma.
Mas atente-se: o prazo de entrega da admissão é um dia antes do colaborador iniciar as atividades na empresa.
Mas caso você não esteja com tudo pronto até lá, é possível o envio de uma admissão preliminar. E aí você terá até o dia 7 do mês seguinte para subir o restante das informações.
6. Se organize!
Agora que você já viu todas as etapas do processo de admissão. Assim como é importante fazer um checklist da documentação. É aconselhável fazer o mesmo com as suas ações de âmbito interno. Tenha anotado passo a passo do processo de admissão:
Agendamento do exame admissional se necessário;
Solicitação dos documentos;
Convecção dos documentos necessários para o modelo de contrato de trabalho;
Conferir informações dos documentos;
Assinatura do colaborador;
Envio no E-social;
Dessa forma você estará pronto para colocá-lo em prática e tornar o processo mais seguro.
Agora que vimos todas as etapas. Já pensou em como tornar todo esse processo burocrático mais rápido e ainda mais seguro? Continue a leitura e veja algumas vantagens de digitalizar o processo de admissão.
Vantagens de digitalizar o processo de admissão
Sabemos que a tecnologia veio para facilitar nossas atividades diárias e o dia-a-dia dos setores organizacionais. Mas também sabemos que transitar de um modelo tradicional para o outro pode ser desafiador.
Fatores que podem contribuir para a resistência à mudança é não ter conhecimento sobre o tema, falta de recursos tecnológicos, ou receio de depender 100% do mundo digital. Essa resistência à mudança pode estar comprometendo os resultados da sua empresa e privando-a de um melhor desempenho.
Vamos então explicar como funciona o processo admissional no mundo digital e seus benefícios. O processo de admissão exige ao setor de recursos humanos diversos documentos. Imagine então ter que lidar com toda aquela papelada sempre que um novo funcionário vai ser integrado à equipe.
Para automatizar, facilitar e dar rapidez a esse processo, a tecnologia conta com plataformas e softwares específicos onde você pode acompanhar todo o processo de contratação.
Além de tornar as informações mais visíveis, tornam-nas mais seguras, reduz gastos, e tempo na execução dos processos. Isso desde o encaminhamento das informações da função, salário, benefícios e direitos. Até a visualização do andamento da documentação em tempo real.
Outra funcionalidade de extrema importância é a validação de documentos. Essa função retira informações dos documentos para confirmar se estão de acordo com a legalidade e integridade dos dados. As assinaturas também podem ser feitas eletronicamente. Mas atenção, alguns documentos requerem um formato físico para serem validados.
Conclusão
Vimos que vinculado ao processo admissional dos colaboradores também estão todos os processos anteriores à formalização da contratação: o recrutamento e seleção. Por isso, ter bem definido as estratégias desses processos são imprescindíveis para manter os colaboradores na empresa, tê-los engajado e motivados. Isso faz toda a diferença no processo de admissão e no futuro da empresa.
Apesar de ser um processo que requer várias etapas de formalização, regulamentação e documentos, basta ter seu checklist em mãos e estar atento às etapas. Para torná-lo ainda mais prático e seguro, traga soluções de serviços tecnológicos a esse processo e ao dia-a-dia dos profissionais de recursos humanos.
Se você é um gestor de RH ou trabalha na área de recursos humanos de uma empresa. Que tal saber mais sobre próxima etapa após a admissão do funcionário, Baixe nosso e-book sobre onboarding de colaboradores, e se aprofunde no tema, veja como acompanhar seus colaboradores de forma eficiente e inclusiva nos seus primeiros meses dentro da empresa. Para que se adaptem aos objetivos e entreguem resultados o mais rápido possível.
Veja também as vantagens de uma boa integração de colaboradores: link aqui.
Qualquer dúvida sobre o processo de admissão, deixe seu comentário.
Até mais!