Veja alguns exemplos e dicas de informações que podem ser incluídas no manual do colaborador e que facilitam o início da jornada e o dia-a-dia dos colaboradores na empresa.
O manual do colaborador é um documento, normalmente criado pelo time de gestão de pessoas e recursos humanos, com o objetivo de:
Fornecer informações relevantes para o início da jornada de trabalho do colaborador;
Facilitar o dia-a-dia do colaborador e auxiliá-lo sobre os processos já existentes na organização;
Fomentar seu desenvolvimento e sentimento de pertencimento a equipe.
Fortalecer o seu propósito dentro da organização.
Pode vir escrito de diversas maneiras, cartilha, guia, manual de política de trabalho, entre outros, e isso vai depender do modo como a empresa quer comunicar as pessoas sobre as informações relacionadas ao trabalho.
Cuidado: Não confunda o manual do colaborador com o código de conduta, regras e diretrizes de trabalho.
Apesar de serem semelhantes, o primeiro contém informações práticas e de linguagem de fácil entendimento sobre o que deve-se saber sobre a empresa - ainda entraremos em detalhes nos tópicos que podem ser abordados no manual.
Já o segundo, trata-se das informações com um olhar mais técnico, explicando as regras do ambiente de trabalho.
Temas abordados dentro do manual do colaborador
Fazendo um panorama geral o documento deve conter 3 tipos de informações:
As gerais
Mensagem de boas-vindas, histórico, propósito e valores essenciais da empresa, iniciativas, etc.
As culturais
Jornada de trabalho, benefícios, dress code, reembolso, flexibilidade de horários, etc.
As específicas
Políticas da empresa, processos e procedimentos, etc.
Subdivisão em tópicos
1. Boas-vindas à empresa
Não há nada melhor do que ser bem recebido dentro de um ambiente onde não estamos tão familiarizados assim, então escreva uma mensagem informando ao colaborador quais os sentimentos e expectativas da empresa com a chegada dele.
2. Institucional
Um briefing sobre a empresa e sua principal missão é essencial para tornar o colaborador cada vez mais envolvido nas atividades, dado que grande parte dos funcionários não sabe de fato o que a empresa faz - conheça alguns dados de mercado relacionados ao onboarding e employee experience - por isso traga informações relevantes.
Por exemplo, quando foi fundada, aquisições, troca de nome, organograma, causas sociais, premiações e tudo mais que for importante para você.
3. Jornada de trabalho
Trazer informações sobre o horário e a jornada de trabalho do colaborador que já foi anteriormente discutida e acordada no contrato, porém dessa vez de forma mais explicativa e visual.
Por exemplo, carga horária, flexibilidade de horários, horas extras, tipos de faltas, e tudo mais que for importante para você.
4. Benefícios
Trazer os benefícios inclusos para esse colaborador de acordo com o tipo de contratação e em seguida descrever os esses benefícios disponíveis e/ou suas políticas de trabalho.
Por exemplo, vale refeição, vale transporte, convênio médico, plano odontológico, e outros de acordo com sua organização.
Para ter uma visão mais clara sobre como estruturar essas subdivisões do manual do colaborador, temos um arquivo visual e editável com todos os exemplos que serão citados aqui. Confira:
5. Espaços de uso exclusivo
Caso sua empresa tenha espaços de uso exclusivo, coworking, academia, para os colaboradores, traga informações sobre o acesso a esses locais.
Por exemplo, como ter acesso? A partir de quanto tempo? Quais planos?
6. EVP
Trazer tudo o que faz sua empresa ser diferente e detalhar o funcionamento desses diferenciadores.
Por exemplo, plano de carreira, programas de desenvolvimento e treinamento, participação nos lucros, comissões e quaisquer outros diferenciais que forem importantes para você.
Uma boa dica, caso não haja nenhum dos exemplos citados acima, comece detalhando um pouco mais sobre a cultura organizacional, seus objetivos e a relação entre times.
7. Salário
Trazer informações importantes sobre a realização do pagamento dos salários juntamente com a área financeira e de acordo com os direitos trabalhistas.
Por exemplo, em qual dia útil é realizado o pagamento? Caso seja feriado ou final de semana quando é realizado o pagamento? Como funciona o adiantamento salarial?
8. Reembolso
Trazer informações importantes sobre a devolução de valores devidamente comprovados por um colaborador gastos em reuniões, visitas a clientes, viagens a trabalho, exames, cirurgias, entre outros procedimentos que o plano de assistência médica não cobre.
Por exemplo, qual o prazo para um pedido de reembolso? Como solicitar um reembolso? Como faço para justificar um reembolso? Até mesmo quantos dias após a apresentação do pedido de reembolso o valor é pago?
9. Sistemas e acessos
Trazer informações sobre solicitação de férias, holerites, dados do colaborador, mídia para redes socias, etc. Aqui é interessante trazer elementos visuais e auto explicativos, como links para tutoriais e imagens que facilitem a visualização do passo a passo.
Por exemplo, quais acessos o colaborador vai precisar? Com quem ele consegue estes acessos? Quem vai ajudá-lo a se familiarizar com estas ferramentas?
10. Equipamentos e recursos
Trazer informações sobre o uso dos equipamentos de trabalho, impressora, telefones úteis, material de escritório, salas de reunião, contatos do time de gente, que serão utilizados no dia-a-dia pelo colaborador.
Por exemplo: Como usar a impressora? Como solicitar materiais de escritório? Como reservar salas de reunião? Lista de telefones e e-mails que os colaboradores podem recorrer se tiverem dúvidas ou problemas durante o onboarding. Como se usa o telefone? Alguma regra especial para transferir chamadas, por exemplo?
11. Dress code
Trazer informações sobre o código de vestimenta da empresa, caso houver. Em alguns casos há apenas algumas exceções de acessórios e roupas que não devem ser utilizados no ambiente de trabalho, uma muito citada é o uso dos chinelos.
Por exemplo, como ir vestido? Existe algum traje formal ou casual para ser usado no dia-a-dia, por exemplo? Quais as regras? Alguma imagem para exemplificar?
12. Contato de apoio
Quando for finalizar o seu manual, na última página não esqueça de disponibilizar algum contato do time de gente que possa auxiliar o colaborador no caso de dúvidas ou problemas.
Claro que existem outras formas de fazer isso sem ser somente através do manual e manualmente. Existem softwares que facilitam a automação e entrega desses conteúdos. Aqui na Botnicks, por exemplo, há mais do que trilhas de conhecimento, nosso chatbot também tira dúvidas frequentes do colaborador em diferentes temas, por exemplo, sobre benefícios, salário, reembolso, e tudo que fizer sentido para você.
Garantir que todos estejam em sintonia com as expectativas, cultura, e políticas da empresa desde o início da jornada é uma ótima forma de tornar o processo de onboarding e comunicação da empresa mais eficiente.
Quer saber mais como podemos te ajudar a escalar todo esse processo de integração de colaboradores até toda sua jornada na empresa? Fale com um consultor, gratuito e sem compromisso.
Ou baixe nosso e-book sobre onboarding, e se aprofunde no assunto, lá você encontra desde os conceitos básicos até como criar experiências diferenciadas. Confira:
Qualquer dúvida deixe seu comentário!
Até mais! 💜