Integração online: 9 Dicas para um processo mais eficiente

O processo de onboarding evoluiu! Não se trata mais de uma simples apresentação burocrática, mas de uma jornada estratégica com múltiplos objetivos: melhorar a experiência do novo colaborador, conectá-lo à cultura da empresa, diminuir o turnover, aumentar o engajamento, reduzir o tempo de adaptação (rampagem) e até mesmo ter um impacto positivo nos resultados financeiros da organização.

Em um cenário de trabalho dinâmico, o desafio é criar uma experiência que seja não apenas informativa, mas também envolvente e significativa, mesmo à distância.

O que é a integração online?

Integração online é o conjunto de processos que um novo colaborador passa para absorver a cultura e valores da empresa, entre outras informações importantes, feito de forma remota, ou seja, sem depender de sua localização geográfica. Eventualmente soma-se o processo de admissão, onde ele sobe informações como documentos pessoais e formulários administrativos preenchidos.

Neste contexto a tecnologia não substitui a experiência humana, mas surge como um diferencial e elo complementar para tornar o processo mais fluido, personalizado e mensurável. Ela também ajuda a conectar o colaborador com a sua experiência física, fortalecendo os 4C's do Onboarding - os pilares de um onboarding de qualidade - Compliance, Clareza, Cultura e Conexão.

A seguir, apresentamos um guia com práticas essenciais para construir um processo de onboarding que seja, acima de tudo, um convite à conexão e uma ferramenta de engajamento, desenvolvimento e retenção:

1. Comece a interação antes do primeiro dia de trabalho

O engajamento começa no momento em que a proposta de emprego é aceita. É comum existir um período de ansiedade e incerteza entre a assinatura do contrato e o primeiro dia de trabalho.

A tecnologia é uma aliada poderosa para preencher essa lacuna. Envie um vídeo de boas-vindas da diretoria para criar uma conexão inicial. Além disso, aproveite a oportunidade para conhecer melhor o novo colaborador com temas leves, como seus hobbies. Forneça também as informações essenciais para o início da jornada: detalhes práticos do primeiro dia, o cronograma de atividades, o código de ética, como acessar os sistemas e os treinamentos iniciais.

Para quem trabalha em ambiente físico, inclua informações sobre estacionamento, acesso e como se orientar. A meta é diminuir a ansiedade, construir um sentimento de pertencimento antes mesmo da chegada e dar início ao desenvolvimento do colaborador.

2. O RH é o dono do processo, mas conte com a ajuda de outras áreas para executá-lo

Você desenhou a jornada, criou os pontos de contato e já sabe o que deve ser feito. Próximo passo? As pessoas! Embora o RH seja o principal arquiteto do processo, o sucesso do onboarding depende da colaboração de todos: Gestores, Mentores/Buddy, TI, Facilities, Compliance, etc.

Para garantir o engajamento de cada um é fundamental fornecer as ferramentas e informações necessárias de forma clara e acessível. Treine os líderes, crie um roteiro que defina as responsabilidades de cada pessoa, as ações a serem tomadas e os prazos, eliminando barreiras e centralizando o conhecimento.

Aqui você precisará de muita conversa, materiais de apoio e formas fáceis deles entenderem o que precisa ser feito e quando. É uma planilha que precisa ser preenchida? É um e-mail que precisa responder? Quantas vezes o gestor vai entrar na call/reunião? Em quais horários, e o que ele precisa falar? Quais os pontos de checagem nos próximos meses depois do início do novo colega? Quais ações são importantes de serem observadas?

Ao empoderar os gestores, você garante que o novo colaborador tenha suporte e orientação direta de quem mais importa no dia a dia: o seu time. Guie-os e deixe-os cuidarem de seus times. O mesmo se aplica às demais áreas interessadas no processo.

3. Não espere para definir expectativas

O segundo C do onboarding, a clarificação, tem como objetivo garantir uma comunicação assertiva com o colaborador, definir claramente as funções, responsabilidades e expectativas para o novo colaborador. Desde o primeiro momento mostre o que é esperado da pessoa, e como você pode ajudá-la a atingir seus objetivos.

Quanto antes você explicar a metodologia de avaliação de desempenho, as metas a serem atingidas e os pontos de apoio, mais rápido o colaborador se adapta e começa a contribuir de forma estratégica, além de antecipar as dúvidas.

4. Se atente às diferenças de perfil entre os novos colegas

Quem são as pessoas que estão entrando na empresa? A jornada de onboarding não pode ser um processo genérico. Cada colaborador traz consigo um conjunto único de experiências, expectativas e necessidades. Um onboarding eficaz deve ser adaptado a esses perfis. Considere a função (operacional, gerencial), a área de atuação e até mesmo os aspectos de diversidade do time para criar uma jornada personalizada.

Algumas ferramentas podem ajudar neste processo. O mapa de empatia, por exemplo, é útil para entender melhor os novos talentos e garantir que a equidade esteja presente não apenas no recrutamento, mas em toda a sua experiência inicial. Além disso, a tecnologia é fundamental para escalar essa personalização, pois permite ajustar a jornada de forma eficiente para diferentes funções.

Em vez de criar um processo manual para cada pessoa, você pode usar plataformas e ferramentas digitais para customizar o conteúdo e as trilhas de aprendizado, garantindo um processo que é, ao mesmo tempo, eficiente e totalmente adaptado a cada novo talento.

5. Use a criatividade e o storytelling para engajar

Ninguém aprende com uma metodologia chata e repetitiva. Troque os slides cansativos por metodologias mais modernas e envolventes. Pense em microlearning, onde o conhecimento é entregue em pequenas doses ao longo do tempo, em gamificação, usando pontuações e desafios para motivar o aprendizado e dinâmicas de grupo que melhoram a experiência do colaborador e promovem a troca de experiências.

A criatividade na forma de entregar o conteúdo e um bom storytelling tem um impacto direto no engajamento e na retenção do conhecimento.

6. Garanta um processo homogêneo

Apesar das diferenças entre os novos colaboradores, garanta que todos tenham acesso às informações essenciais. A forma, o canal, o momento e a mensagem que é entregue pode ser personalizada, considerando a localização, as condições físicas e o perfil de cada um —, mas o conteúdo sobre benefícios, processos e expectativas deve ser consistente e uniforme.

7. Garanta um processo contínuo

O onboarding não termina no primeiro mês! Ele deve ser uma jornada de aprendizado e desenvolvimento que se estende por um longo período. Crie uma infraestrutura de treinamentos contínuos, com módulos de aprendizado escaláveis e gatilhos para a passagem de bastão entre o onboarding e o desenvolvimento de carreira. Utilize métricas para monitorar o progresso dos novos colaboradores e ajustar o processo conforme necessário, garantindo que o aprendizado seja constante.

8. Conecte as etapas

A integração do novo colaborador é um processo que envolve diversas áreas. O desafio é garantir uma transição suave e eficiente. Cada um sabe exatamente o que fazer e quando fazer? Quais ferramentas você usa para garantir um processo sem fricção para o novo colaborador?

Para isso, a tecnologia e a automação são essenciais. Mapeie cada etapa da jornada, desde o envio de documentos até a entrega de equipamentos, e identifique os pontos de atrito. Use plataformas digitais para a integração, personalização e gestão de dados. Faça um checklist de onboarding que inclua todos os responsáveis e garanta que o novo talento receba seu notebook e os acessos aos sistemas no tempo certo. Uma experiência fluida desde o início aumenta o engajamento e a satisfação.

9. Amarre o conhecimento adquirido no processo à estratégia de offboarding também

A jornada do colaborador é um ciclo. Uma experiência de onboarding positiva cria uma base sólida que pode impactar até mesmo o momento de desligamento. Quando um colaborador decide sair, o conhecimento adquirido e a percepção da empresa são valiosos. Utilize o offboarding como uma oportunidade para coletar feedback sobre a experiência de onboarding, entender o que funcionou e o que pode ser melhorado. Este processo pode ser feito com pesquisas, de pulso, entrevistas de desligamento, régua de comunicação, entre outras formas.

Uma saída respeitosa e bem-sucedida aumenta a chance de que a empresa seja recomendada e, no futuro, até mesmo de recontratar talentos que saíram de forma amigável. Essas práticas ajudam a construir um processo de onboarding que vai além da simples burocracia.

Conclusão

Em resumo, a integração online garante que todos os colaboradores tenham acesso rápido e eficiente às informações necessárias para se ambientarem, alcançando seu potencial máximo mais rapidamente. Isso não apenas diminui o turnover, mas também gera um impacto positivo nos resultados financeiros da sua organização.

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Até a próxima! 💙