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Dicas para uma integração online eficiente

Como ter um processo mais interessante, mesmo à distância.



Integração online é o conjunto que processos que um novo colaborador passa para absorver a cultura e valores da empresa, entre outras informações importantes, feito de forma remota, ou seja, sem depender de sua localização geográfica. Eventualmente soma-se o processo de admissão, onde ele sobe informações como documentos pessoais e formulários administrativos preenchidos.


Para te ajudar a tornar a integração online um processo significativo para os novos colegas, separamos algumas dicas. Veja a seguir:


1. Comece a interação antes do primeiro dia de trabalho


Existe um gap de engajamento entre o momento do aceite da proposta de trabalho e o primeiro dia do novo colaborador. Cubra este intervalo com dados relevantes para seu início. Uma dica é: como você pode diminuir a ansiedade dele? Descreva exatamente como serão seus primeiros dias na empresa, quais atividades estão programadas, como acessá-las, como iniciar o primeiro dia, entre outros fatores práticos.

É um ambiente físico? Com quem a pessoa precisa falar quando chegar? Pra onde ela vai? Alguém deve recebê-la? Tem estacionamento no local? É pago ou gratuito?


2. O RH é o dono do processo, mas conte com a ajuda de outras áreas para executá-lo


Você desenhou a jornada, criou os pontos de contato e já sabe o que deve ser feito. Próximo passo? Empodere as pessoas! Muitas vezes os gestores de área não engajam porque não têm acesso fácil à informação, ou não entenderam os reais benefícios de ajudar neste processo. Aqui você precisará de muita conversa, materiais de apoio e formas fáceis deles entenderem o que precisa ser feito e quando. É uma planilha que precisa ser preenchida? É um e-mail que precisa responder? Quantas vezes o gestor vai entrar na call/reunião? Em quais horários, e o que ele precisa falar? Quais os pontos de checagem nos próximos meses depois do início do novo colega? Quais ações são importantes de serem observadas? Guie-os e deixe-os cuidarem de seus times. O mesmo se aplica às demais áreas interessadas no processo: TI, compliance, admissão etc.


3. Não espere para definir expectativas


Comunicação assertiva é importante num processo online. Desde o primeiro momento mostre o que é esperado da pessoa, e como você pode ajudá-la a atingir seus objetivos.

Quanto antes você explicar sua metodologia de avaliação de desempenho, metas a serem atingidas e pontos de apoio, mais cedo a pessoa poderá pensar em como te ajudar e tirar suas dúvidas.


4. Se atente às diferenças de perfil entre os novos colegas


Quem são as pessoas que estão entrando na empresa? Certamente elas têm vieses diferentes sobre a mesma empregadora, e experienciam o onboarding com visões distintas. É um colaborador operacional? É um gestor? De que área? Quais os seus anseios, quais as suas expectativas? Algumas ferramentas podem te ajudar neste processo de descoberta, como o mapa de empatia.

Alguns aspectos como diversidade do time podem te ajudar no desenho desta jornada. A equidade pode existir não só no recrutamento, mas também no onboarding das pessoas.


5. Use a criatividade


Ninguém aprende com metodologia chata e cansativa. Slides, dinâmicas “batidas” vêm sendo usados em processos de integração há décadas. Todos numa sala, sentados, assistindo materiais antigos e dormindo uma vez ou outra. Mude a dinâmica, mude os conteúdos, mude a forma de entrega. Cada aspecto diferente tem um impacto no engajamento. Aplique conceitos como microlearning, por exemplo, onde você pode entregar pequenas pílulas de conhecimento ao longo do tempo, associadas a pequenas atividades. Veja o impacto que isso pode ter no engajamento da turma.


6. Garanta um processo homogêneo


Apesar das diferenças entre os diferentes públicos, garanta que todos tenham acesso às informações importantes. A forma que a mensagem será entregue pode mudar, mas todos precisam saber quais são seus benefícios, quais processos são importantes no dia-a-dia e o que se espera deles. Atente-se a aspectos como localização geográfica, condições físicas de cada um na turma e pense como tudo isso pode ser considerado e personalizado.


7. Conecte as etapas


Falamos sobre integrar todas as áreas no processo de onboarding, mas como fazer isso sem fricção? Alinhando todas as áreas, quantas vezes for preciso. Cada um sabe exatamente o que fazer e quando fazer? Quais ferramentas você usa para garantir um processo sem fricção para o novo colaborador?

Por exemplo, quantas vezes o novo colega precisou mandar uma foto para mostrar quem é? Se ele já a submeteu em alguma etapa, as próximas podem ser dispensadas e reutilizadas. Quanto tempo leva para a pessoa receber o notebook e todos os seus acessos de sistemas? Faça um checklist incluindo todos os responsáveis por este processo, incluindo cada um dos acessos que a pessoa precisará ter e como obtê-los. Uma experiência fluida aumenta bastante o engajamento.


8. Garanta que eles não vão parar de aprender no fim do onboarding


Quanto tempo dura o processo de onboarding na sua empresa? E depois que ele termina, quais são os próximos passos? Podemos pensar erroneamente que após a integração a pessoa não precisa mais de conhecimento. Tenha uma infraestrutura de treinamentos interessante, e se possível, tão escalável quanto o onboarding. Crie gatilhos para esta passagem de bastão, com seus responsáveis bem alinhados.

Não se esqueça das métricas. Como você vai medir esta evolução e com que frequência vai te ajudar a entender se o processo está sendo efetivo.


9. Amarre o conhecimento adquirido no processo à estratégia de offboarding também


Quando um colaborador entra por um processo bem estabelecido, ele se identifica rapidamente com a marca e ao mesmo tempo pode contar quais são suas expectativas também. Isso te permite proporcionar uma ótima jornada para ele durante seu período na empresa. Quando ele sai, você pode perguntar quais pontos destas expectativas definidas lá atrás foram ou não atendidas.

Ao ajudá-los a entender o contexto do offboarding e que eles também são muito importantes nesse processo, você aumenta a possibilidade da empresa ser bem referenciada para os colegas de quem está saindo, assim como boas citações em redes sociais e em outros canais interessantes para a marca empregadora. Melhor ainda, aumenta as chances de poder recontratar os talentos perdidos em oportunidades futuras. Este processo pode ser feito com pesquisas, de pulso, entrevistas 1:1 de saída, régua de comunicação, entre outras formas.


Vimos que a integração online garante que todos tenham acesso às informações para que possam se ambientar o mais rápido possível, ajudando os novos colaboradores a atingirem seu máximo potencial o quanto antes.


A Botnicks é uma plataforma que ajuda empresas de todos os portes a proporcionarem uma integração online mais eficiente e inclusiva para seus colaboradores. Se você tem colaboradores distribuídos em diversas unidades de negócio, em home office, ou precisa mudar o seu processo para algo mais eficiente, escalável e diferente, fale com a gente. Será um prazer mostrar como tudo funciona e aprender mais sobre seus desafios.


Até a próxima!

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