Você sabia que, segundo a pesquisa panorama de gestão de pessoas, o Brasil possui a maior taxa de rotatividade do mundo, de 51,3% ao ano. Estima-se que a rotatividade de pessoal custe às organizações brasileiras mais de R$ 600 bilhões por ano, em custos trabalhistas e perda de produtividade.
Neste contexto, o processo de onboarding – ou integração de novos colaboradores – é a etapa mais importante. Um onboarding bem estruturado, com informações claras e concisas sobre os requisitos do trabalho, normas organizacionais e expectativas de desempenho surge como estratégia-chave para a retenção de talentos. Além de aumentar a produtividade dos funcionários, o onboarding ajuda a fortalecer a lealdade e engajamento, diminuindo a rotatividade e aumentando a retenção de profissionais.
No entanto, muitas empresas ainda negligenciam essa etapa. Uma pesquisa de 2022 da Paychex, revelou que apenas metade dos novos contratados estão satisfeitos com sua experiência de integração. Essa falha pode comprometer a construção do vínculo emocional entre os novos colaboradores e a empresa. Segundo, a Harvard Business Review, os primeiros dias do colaborador na empresa são determinantes: as taxas de turnover podem atingir 20% nos primeiros 45 dias, e cerca de um terço dos novos funcionários deixa o cargo nos primeiros 90 dias – período de experiência.
Por outro lado, um onboarding estruturado faz toda a diferença. Funcionários que passam por um bom processo têm 69% mais probabilidade de permanecer em uma organização por 3 anos. Além disso, segundo dados da FinancesOnline, programas de integração podem aumentar a retenção de talentos em até 25%.
Mais do que uma integração simples e superficial, o onboarding é um processo estratégico que visa acolher e engajar novos colaboradores, aumentar o sentimento de pertencimento e preparando-os para desempenhar suas funções na empresa.
Com esses dados em mãos, vamos explorar neste artigo como estruturar um onboarding eficiente e aplicá-lo na prática para reduzir o turnover e fortalecer a cultura organizacional.
Você verá neste artigo:
Turnover
O que é o Turnover?
A palavra turnover vem do inglês e significa "renovação". No contexto de RH, turnover refere-se ao índice de rotatividade, ou seja, ao ciclo de entrada e saída de colaboradores em uma empresa.
A taxa de rotatividade de colaboradores mede a quantidade de profissionais que deixam a empresa em um determinado período. Se quiser saber mais sobre como calcular essa taxa, confira nosso artigo sobre turnover.
O turnover pode ser voluntário, quando o colaborador toma a iniciativa de sair, ou involuntário, quando a empresa decide pelo desligamento. Um levantamento da Robert Half, com base em dados do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), revelou que a taxa de saídas voluntárias no país aumentou de 33% para 48%, superando os desligamentos e evidenciando um crescimento que pode estar ligado a diversos fatores, entre eles:
Falta de clareza sobre expectativas e funções.
Baixa qualidade do clima organizacional.
Integração inadequada à cultura da empresa.
Sentimento de desamparo e ansiedade nos primeiros dias.
Falta de reconhecimento.
Ausência de um plano de carreira.
Falta de suporte adequado para a adaptação.
Por isso, quando o índice estiver muito alto, é preciso que os gestores estejam atentos, especialistas em recursos humanos apontam que uma taxa anual positiva varia entre 5% e 10%. Acima desse percentual, a rotatividade pode causar prejuízos, incluindo impactos financeiros para a empresa.
O problema do Turnover
O turnover gera custos financeiros consideráveis, incluindo despesas com recrutamento, seleção, treinamento de novos funcionários e a perda de produtividade durante o período de adaptação.
De acordo com estimativas da Gallup, a substituição de líderes e gerentes pode custar cerca de 200% de seus salários, enquanto a reposição de profissionais em funções técnicas representa um custo de 80%, e a de funcionários da linha de frente, 40%. Além disso, a alta rotatividade impacta diretamente a motivação e o engajamento das equipes.
Como o onboarding pode reduzir o Turnover?
Onboarding é o processo de integração de novos colaboradores que vai desde o processo de contratação – aceite da carta proposta – até a adaptação completa à cultura e às funções do novo cargo.
Normalmente, os programas de onboarding têm duração média de 90 dias (três meses), podendo se estender por um ano ou mais, e envolvem três macroprocessos principais, são eles:
Pré-onboarding: O pré-onboarding começa antes mesmo do primeiro dia do colaborador e é o período entre a aceitação da oferta de emprego e o primeiro dia de trabalho.
Onboarding: O primeiro dia e as primeiras semanas são dedicados à integração do novo colaborador à rotina da empresa, aos processos, à equipe, à cultura organizacional e às suas funções.
Pós-onboarding: O onboarding não se limita aos primeiros dias ou semanas. O acompanhamento contínuo durante os primeiros três meses é essencial, e deve incluir feedbacks regulares, treinamentos constantes e a avaliação da experiência do colaborador.
Um estudo conduzido pela Gallup, com o objetivo de ajudar a reengajar funcionários antes que saiam da empresa, entrevistou 717 indivíduos que deixaram a organização voluntariamente. O estudo revelou que 77% dos colaboradores que deixaram a empresa voluntariamente saíram dentro de três meses.
Além disso, 44% relatam que não conversaram com ninguém antes de tomarem a decisão de pedir demissão. Da perspectiva do colaborador, a insatisfação dos funcionários e as saídas voluntárias poderiam ter sido prevenidas pelos seus gestores e pela organização. A pesquisa apontou que 42% dos funcionários que deixaram a empresa voluntariamente acreditam que seu gerente ou a organização poderiam ter feito algo para evitar a saída. No entanto, quase metade relatou que nem o gerente nem outro líder discutiram de forma proativa sobre sua satisfação no trabalho, desempenho ou futuro na organização nos três meses anteriores à saída.
Com base nesses dados, fica claro que as empresas e seus gestores, que desejam reduzir a rotatividade de colaboradores, não devem esperar que eles comuniquem sua decisão de demissão voluntária. Mas como prever se os colaboradores estão insatisfeitos ou propensos a deixar a organização? Um onboarding bem estruturado e completo – que siga as principais etapas – se apresenta como a chave para a retenção de talentos.
Pilares de um Onboarding (Os 4C's do onboarding)
De acordo com o estudo da Gallup, entre os colaboradores que tiveram conversas com seus gestores três meses antes de decidirem deixar a empresa, apenas:
29% tiveram uma conversa sobre o futuro de sua carreira com a organização.
28% conversaram sobre sua satisfação no trabalho.
18% discutiram o que é preciso para ser eficaz em seu trabalho.
17% discutiram que seria necessário para que permanecessem na organização
Tendo isso em vista, para que o onboarding seja eficiente e contribua para a redução do turnover, ele deve se fundamentar em quatro pilares essenciais, que garantem o alinhamento das expectativas entre o colaborador, o RH e o gestor da área de atuação:
Conformidade: Garantir que o novo colaborador esteja ciente de todas as políticas, regulamentos e normas da empresa, operando dentro das diretrizes estabelecidas. Além disso, é fundamental garantir a familiarização com as ferramentas e sistemas utilizados, como softwares, plataformas de comunicação e equipamentos.
Clareza: Definir claramente o cargo e as responsabilidades, estabelecendo as expectativas futuras, metas, tarefas a serem executadas, canais de comunicação, indicadores de performance e as ferramentas de avaliação. O objetivo é alinhar as funções, responsabilidades e expectativas, apresentando uma descrição detalhada do cargo e os objetivos a serem alcançados.
Cultura: Imersão na cultura da empresa. O novo colaborador deve ser apresentado aos valores, missão, visão e propósito da organização, entendendo como eles se traduzem no dia a dia. Também é importante compartilhar a história da empresa, seus marcos, conquistas, costumes, linguagem, tradições e rituais, como eventos sociais e atividades de equipe.
Conexão: Focar na construção de relações interpessoais e na integração do colaborador à equipe. O onboarding deve incentivar os gestores a estabelecerem uma relação sólida com os novos colaboradores, avaliando sua satisfação, desempenho e expectativas futuras principalmente durante os primeiros três meses, porém se estendendo por todo o ciclo de vida do colaborador na empresa.
Além dos 4C's do onboarding, um bom processo de integração deve ser personalizado, ou seja, adaptado às necessidades específicas de cada cargo, departamento e contexto. Ele deve contar com um sistema eficiente de feedback regular, acompanhar o progresso e a satisfação do colaborador, identificar áreas de melhoria e oferecer apoio contínuo.
Para isso, utilize a tecnologia a seu favor! Plataformas e ferramentas automatizam tarefas e facilitam o processo de onboarding, que muitas vezes pode ser lento e burocrático. Além disso, para promover a hiper personalização do processo e realizar análises inteligentes de dados, a Inteligência Artificial (IA) e a IA generativa estão ganhando cada vez mais destaque, transformando a maneira como as empresas gerenciam processos e interagem com seus colaboradores.
O uso da IA generativa no onboarding para a retenção de talentos
Como vimos anteriormente, grande parte dos colaboradores que saem da empresa voluntariamente acreditam que sua saída poderia ser evitada. A Inteligência Artificial (IA) generativa pode ser uma aliada estratégica para identificar pontos de melhoria no onboarding e otimizar a retenção de talentos.
A IA possibilita a análise de dados para otimizar o processo de onboarding, identificando quais etapas e aspectos precisam ser aprimorados. Isso permite que as empresas realizem melhorias contínuas, alinhando o processo às necessidades dos colaboradores.
Exemplos práticos:
A IA pode analisar feedbacks dos novos colaboradores e métricas do onboarding de forma acionável, como eNPS, eCSAT, engajamento e dúvidas mais frequentes, para identificar gargalos, insatisfação, baixo engajamento e permitir ajustes estratégicos.
A IA pode identificar problemas como formulários complexos ou treinamentos ineficazes, sugerindo melhorias com base nos dados coletados.
Com aprendizado contínuo, a IA pode prever quais perfis de candidatos tendem a se adaptar melhor à empresa, reduzindo futuras saídas e aumentando a taxa de retenção.
O uso da IA no onboarding garante um processo mais dinâmico, adaptável e orientado a dados, promovendo uma experiência positiva para os novos colaboradores e reduzindo os índices de turnover.
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Como estruturar um processo de onboarding?
Dado o impacto direto do onboarding na retenção de talentos, estruturar esse processo de forma eficaz é fundamental para o ciclo de vida bem-sucedido do novo colaborador na organização. O onboarding vai muito além da simples apresentação da empresa e assinatura de documentos.
Passos para um onboarding estruturado:
Alinhamento de expectativas entre RH e gestores para evitar falhas no processo.
Planejamento: Defina os objetivos, o público-alvo, as etapas do programa e criação do cronograma de integração.
Conteúdo: Crie um conteúdo relevante, claro e objetivo, abrangendo todos os pilares do onboarding.
Ferramentas: Utilize plataformas e tecnologias que facilitem o processo e a comunicação.
Implementação: Execute o programa de forma consistente e acompanhe os resultados.
Avaliação: Monitore as métricas de satisfação, engajamento dos novos colaboradores, dúvidas frequentes.
Melhoria Contínua: Identificar onde o processo de onboarding está atendendo ou falhando em atender as expectativas dos colaboradores e adapte o programa com base nos feedbacks e resultados obtidos.
Etapas importantes para uma integração eficiente
Pré-onboarding:
Envio de documentação e assinatura de contratos de forma antecipada.
Compartilhamento de informações sobre a cultura organizacional e expectativas do cargo. Enviar materiais introdutórios, apresentar a cultura da empresa e garantir que todas as ferramentas estejam prontas antes do primeiro dia do colaborador.
Conectar o novo colaborador com a equipe, gestores e mentores/buddies antes do início.
Envio de um cronograma detalhado dos primeiros dias de trabalho.
Onboarding:
Apresentação da história, valores e missão da empresa, além de encontros com líderes para reforçar a identidade organizacional.
Definir metas e expectativas da função, responsabilidades, fluxos de trabalho e ferramentas utilizadas.
Promover a integração do novo colaborador por meio de eventos e atividades com a equipe.
Oferecer treinamentos específicos sobre ferramentas, processos e cultura organizacional.
Criar oportunidades de interação, como eventos e atividades integrativas para reforçar o senso de pertencimento.
Pós-onboarding:
Realizar avaliações da experiência do colaborador por meio de pesquisas de satisfação e feedbacks estruturados.
Manter a equipe informada com atualizações sobre políticas e procedimentos.
Promover reuniões regulares entre gestor e colaborador para discutir desempenho, desafios e oportunidades de crescimento.
Disponibilizar conteúdos e treinamentos para o desenvolvimento de habilidades e competências.
Aplicar pesquisas de clima organizacional para avaliar a satisfação dos colaboradores e identificar pontos de melhoria.
Checklist de verificação no onboarding de funcionários
Não deixe nada passar! Um checklist de atividades de onboarding pode ajudar a garantir que todos os principais pontos do processo sejam cumpridos.
Métricas importantes para avaliar a eficácia do onboarding
Para garantir que o onboarding esteja realmente contribuindo para a retenção e o engajamento dos colaboradores, é essencial monitorar e analisar dados relevantes.
Algumas métricas-chave incluem:
1. Tempo de Adaptação
Avalia quanto tempo um novo colaborador leva para se tornar produtivo e plenamente integrado à equipe. Pode ser medido por:
Tempo necessário para atingir as primeiras metas da função;
Autonomia no uso de ferramentas e processos da empresa;
Feedbacks de gestores e mentores sobre o desempenho inicial.
2. Nível de Satisfação
Compreender a experiência do novo colaborador é essencial para otimizar o processo. Para medir:
3. Retenção
A taxa de retenção é um dos indicadores mais importantes para medir a eficácia do onboarding. Métodos para avaliação incluem:
Comparar a taxa de turnover de novos colaboradores com a de colaboradores de longa data;
Verificar a taxa de permanência nos primeiros 6 a 12 meses;
Identificar os principais motivos de saída precoce, através de entrevistas de desligamentos.
4. Engajamento
Um bom onboarding deve impactar positivamente o engajamento do colaborador, refletindo em produtividade e satisfação. Formas de medição:
Participação ativa em treinamentos e atividades propostas;
Frequência de interação com colegas, gestores e mentores;
Tempo médio para a realização das atividades propostas.
Avaliação do envolvimento do colaborador nas dinâmicas e cultura da empresa.
Como Coletar Dados e Analisar os Resultados
Pesquisas e Questionários: Aplicar regularmente enquetes anônimas para obter feedback sincero.
Entrevistas Individuais: Conversar diretamente com os colaboradores para aprofundar percepções.
Ferramentas de People Analytics: Utilizar plataformas que integrem dados e gerem insights sobre padrões e tendências.
Com a Botnicks, você conta com análise de dados inteligente por meio da Inteligência Artificial (IA Generativa), transformando eNPS e engajamento em insights acionáveis para identificar lacunas e oportunidades de melhoria no processo de onboarding.
Conclusão
Investir em um onboarding bem-estruturado é essencial para garantir a retenção de talentos. Mais do que um processo burocrático, o onboarding deve ser visto como uma estratégia-chave.
Profissionais de RH têm um papel fundamental na criação e aprimoramento de programas de onboarding eficientes. Monitorar métricas, coletar feedbacks e implementar melhorias contínuas são passos essenciais para tornar esse processo mais eficaz e alinhado às necessidades dos novos colaboradores.
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