Você já ouviu falar em pré-onboading? Essa etapa, muitas vezes negligenciada pelas empresas, é crucial para criar uma experiência positiva para o novo colaborador e gerar diversos benefícios para a organização.
O processo de pré-onboarding faz parte do onboarding, embora seja uma fase distinta e inicial dentro do ciclo completo de integração de novos colaboradores.
Enquanto o onboarding abrange todas as atividades destinadas a integrar um novo colaborador à empresa durante os primeiros dias, semanas ou até meses, o pré-onboarding é especificamente o período que ocorre entre a aceitação da oferta de emprego e o primeiro dia de trabalho do colaborador.
Neste artigo, vamos abordar:
O que é pré-onboarding?
O pré-onboarding é o período entre a aceitação da oferta de emprego e o primeiro dia de trabalho do novo colaborador. Durante essa fase, a empresa começa a preparar o novo colaborador para a sua entrada oficial, fornecendo informações relevantes, recursos necessários e suporte inicial.
O objetivo é garantir que o novo colaborador se sinta bem-vindo, informado e pronto para iniciar suas atividades com confiança.
O Papel do Pré-Onboarding Dentro do Onboarding
Pré-Onboarding: A Preparação Inicial
O pré-onboarding inclui etapas preliminares que preparam o novo colaborador para o seu primeiro dia e além. Esse estágio tem vários objetivos, como reduzir a ansiedade do novo colaborador, garantir que ele tenha todas as informações necessárias (manual do colaborador, código de ética e conduta, informações institucionais, etc.), realizar atividades imprescindíveis para seu início, como o exame admissional, e proporcionar uma experiência de boas-vindas que facilite a transição para o novo cargo.
Etapas típicas do pré-onboarding X do onboarding?
Etapas Típicas do Pré-Onboarding:
1.Comunicação Inicial:
Uma comunicação clara e consistente é importante desde o momento em que a oferta de emprego é aceita. Isso inclui:
Envio de uma carta de aceitação da oferta de emprego;
Mensagem de boas-vindas;
Fornecimento de informações de contato de um ponto focal para dúvidas e esclarecimentos.
2. Documentação e Formalidades:
Preparar e fornecer toda a documentação necessária pode agilizar o processo de integração:
Envio de contratos de trabalho, formulários fiscais e trabalhistas, políticas da empresa entre outros documentos de interesse da empresa;
Lembrete para realização do exame admissional;
Disponibilização de um guia do colaborador com informações sobre a empresa e políticas internas.
3. Responder a possíveis dúvidas futuras:
O primeiro dia em um novo emprego pode ser cheio de ansiedade, tanto positiva quanto negativa. Nessa fase, fornecer informações claras pode ajudar significativamente a reduzir o estresse. Isso previne falhas de comunicação, ambiguidades nas tarefas e erros logo no início.
Algumas das sugestões de perguntas que podem ser respondidas:
Qual é o horário de trabalho?
Onde estaciono e como encontrar a entrada principal do escritório?
O escritório tem uma cantina?
Como chegar no escritório / local de trabalho?
4. Preparação do ambiente de trabalho e equipamentos:
Assegurar que o novo colaborador tenha acesso a todas as ferramentas e recursos necessários:
Preparação de equipamentos de trabalho;
Criação e envio de logins e senhas para sistemas internos e e-mails corporativos.
5. Introdução à Cultura Organizacional:
A introdução inicial à cultura da empresa pode ajudar o novo colaborador a se sentir parte do time desde o início:
Envio de vídeos de boas-vindas da diretoria e materiais que explicam a missão, visão e valores da empresa;
Comunicação sobre expectativas e objetivos para os primeiros dias.
6. Planejamento do Primeiro Dia:
Fornecer detalhes sobre o que o novo colaborador pode esperar no seu primeiro dia de trabalho:
Envio de um cronograma detalhado das atividades do primeiro dia.
Organização de apresentações e reuniões com membros chave da equipe.
7. Questionário de apresentação do colaborador
Uma forma de engajar e demonstrar interesse pelo colaborador é solicitar que ele responda algumas perguntas pessoais. As respostas podem ser posteriormente utilizadas em dinâmicas de grupo para novos colaboradores.
Exemplo de perguntas:
Como você gosta que te chamem?
Qual a sua comida favorita?
Livro, filme ou série preferido?
Quem é o(a) colaborador(a) fora da empresa?
Conte alguma curiosidade sobre você
Onboarding: Integração Completa
O onboarding propriamente dito começa no primeiro dia de trabalho e se estende pelas primeiras semanas ou meses, dependendo da complexidade do cargo e do tipo de empresa.
Este estágio é mais abrangente e foca em fornecer treinamentos específicos, integrar o colaborador à equipe e ajudá-lo a entender profundamente a cultura organizacional e suas responsabilidades.
Etapas Típicas do Onboarding:
1.Boas-vindas e Orientação:
Recepção formal do novo colaborador.
“Tour” pela empresa e apresentação dos colegas de trabalho, buddy e gestores.
2. Treinamento Inicial:
Treinamentos sobre sistemas e processos internos.
Orientação sobre políticas e procedimentos da empresa.
3. Integração com a Equipe:
Reuniões com membros da equipe e outros departamentos relevantes.
Participação em atividades de team building e eventos sociais.
4. Acompanhamento e Feedback:
5. Definição de Metas e Desenvolvimento:
Estabelecimento de objetivos de curto e longo prazo.
Planejamento de desenvolvimento profissional e oportunidades de crescimento.
Resumindo, as atividades de pré-onboarding visam garantir que o novo colaborador se sinta bem-vindo e tenha tudo o que precisa para começar a trabalhar de maneira eficiente desde o primeiro dia.
Por outro lado, o onboarding começa no primeiro dia de trabalho e se estende por semanas ou meses. Este processo é mais aprofundado e focado em integrar completamente o colaborador na empresa.
Envolve treinamentos detalhados, integração com a equipe, acompanhamento contínuo e definição de metas.
Importância do pré-onboarding no contexto do onboarding
Redução de Ansiedade
O pré-onboarding ajuda a mitigar a ansiedade e as incertezas que o novo colaborador pode sentir antes de começar no novo emprego.
Fornecendo informações claras e recursos necessários, a empresa garante que o novo colaborador se sinta mais preparado e confiante para suas atividades.
Evita o Ghosting no Primeiro Dia
Manter o contato durante o pré-embarque é acolhedor e mantém os novos contratados animados para se juntar à empresa. Uma preparação adequada durante o pré-onboarding e a comunicação clara reduzem a incerteza e a ansiedade dos novos colaboradores.
Enviar todas as informações necessárias sobre o primeiro dia, como horários, dress code e agenda do primeiro dia garante que o novo colaborador saiba exatamente o que esperar, reduzindo a probabilidade de "ghosting".
Primeira Impressão Positiva
A primeira impressão é a que fica! Um pré-onboarding bem executado contribui para uma primeira impressão positiva, estabelecendo um tom acolhedor e profissional.
Isso é crucial para construir um relacionamento positivo e duradouro entre o novo colaborador e a empresa, além de fortalecer a marca empregadora.
Integração mais Rápida
Ao resolver questões administrativas e técnicas antes do primeiro dia e esclarecer possíveis dúvidas, o pré-onboarding permite que o novo colaborador comece a se concentrar em suas responsabilidades desde o início.
Isso acelera o processo de integração, contribui para atingir as metas de desempenho mais rapidamente, aumenta o engajamento e impulsiona a produtividade.
Alinhamento de Expectativas
Durante o pré-onboarding, a empresa pode comunicar claramente suas expectativas e objetivos, garantindo que o novo colaborador compreenda seu papel e como pode contribuir para o sucesso da organização. Isso estabelece um alinhamento fundamental que beneficia ambas as partes.
Continuidade e Coesão
O pré-onboarding prepara o terreno para o onboarding formal, criando uma transição suave e coesa.
Esse fluxo contínuo de atividades ajuda a manter o novo colaborador engajado e focado, reduzindo o risco de abandono precoce e aumentando a retenção de talentos.
Desafios e Soluções no Pré-Onboarding
O pré-onboarding pode apresentar diversos desafios que, se não forem abordados adequadamente, podem afetar a experiência do novo colaborador e a eficiência do processo de integração.
A seguir, destacamos os principais desafios do pré-onboarding e suas respectivas soluções para garantir uma transição suave e eficaz.
Desafios Comuns
Falta de Recursos:
Pequenas empresas podem ter dificuldades em dedicar recursos suficientes para um programa de pré-onboarding robusto.
Comunicação Ineficiente:
A comunicação pode ser um desafio, especialmente se houver falta de clareza ou inconsistências nas informações fornecidas aos novos colaboradores.
Desconexão Cultural:
Pode ser difícil transmitir a cultura organizacional de forma eficaz antes do novo colaborador estar fisicamente presente na empresa.
Soluções Práticas
Para superar esses desafios, as organizações podem adotar algumas soluções práticas:
Utilização de Tecnologia:
Plataformas de gestão de talentos e softwares de onboarding podem automatizar muitos aspectos do pré-onboarding, tornando o processo mais eficiente e menos oneroso.
Clareza na Comunicação:
Estabelecer canais de comunicação claros e consistentes, como aplicativos de comunicação acessível, como por exemplo, o WhatsApp ou e-mails programados, pode ajudar a garantir que todas as informações sejam transmitidas de maneira assertiva e eficaz.
Imersão Cultural Virtual:
Criar experiências virtuais, como tours online, webinars sobre a cultura da empresa e vídeos de apresentação, pode ajudar a transmitir a cultura organizacional de maneira envolvente e eficaz.
Impacto de Longo Prazo
O investimento em pré-onboarding pode ter um impacto significativo a longo prazo na organização:
Redução do Turnover:
A redução do turnover é crucial para as organizações, pois a constante saída de colaboradores pode ser custosa.
De acordo com dados do Instituto de Trabalho, estima-se que cada colaborador perdido custa à empresa, em média, um terço de seu salário anual, podendo esse valor chegar à metade ou até ao dobro do salário do colaborador original, segundo a Gallup.
Além disso, uma pesquisa realizada pela Deloitte nos EUA revelou que os empregadores gastam aproximadamente US $1,1 bilhão por ano na busca de profissionais substitutos.
Investir em um pré-onboarding eficaz suaviza essa transição, fornecendo aos novos colaboradores informações e orientações desde o início. Isso os prepara melhor para o ambiente de trabalho, aumentando a probabilidade de permanência na empresa e reduzindo o early turnover.
Engajamento Sustentável:
Um início positivo pode levar a um maior engajamento e satisfação do colaborador ao longo do tempo, resultando em uma maior produtividade e lealdade.
Cultura Organizacional Forte:
O pré-onboarding eficaz ajuda a reforçar a cultura organizacional desde o início, promovendo uma cultura de inclusão, colaboração e alinhamento com os valores da empresa.
Vantagem Competitiva:
Empresas que oferecem experiências de pré-onboarding excepcionais podem se destacar no mercado de trabalho, atraindo e retendo talentos de alta qualidade.
Conclusão
O pré-onboarding é uma fase essencial dentro do processo de onboarding, desempenhando um papel crucial na preparação e acolhimento de novos colaboradores.
Ao investir em um pré-onboarding estruturado e eficaz, as organizações podem garantir uma transição suave, reduzir a ansiedade dos novos contratados, melhorar a retenção de talentos e estabelecer uma base sólida para o sucesso contínuo.
A combinação de um pré-onboarding bem planejado com um onboarding abrangente e inclusivo resulta em uma integração mais rápida e eficiente.
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